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Parte 3 Proyecto

Automatización completa del flujo documental con n8n​

1. Contexto del proyecto​

En esta tercera y última fase del proyecto, cada estudiante (individualmente o en pareja) deberá desarrollar un flujo completo de automatización documental utilizando n8n.
El objetivo es conectar las etapas anteriores —diseño físico (Parte 1) y digitalización y análisis OCR (Parte 2)— dentro de un sistema automatizado que gestione el proceso de principio a fin.

Este flujo simulará el funcionamiento de una aplicación real de oficina técnica, capaz de digitalizar documentos, almacenarlos, procesarlos con OCR, generar informes PDF y enviar notificaciones por correo electrónico.

2. Modalidad de trabajo​

  • Individual o por parejas. Envia una respuesta a esta tarea para reflejar si lo harás individual o por parejas
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AUTOMATIZACIÓNElección modalidad de trabajo

Indica cómo vas a realizar el proyecto

17-11-2025
19:30
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3. Objetivo general de la fase​

Desarrollar un sistema automatizado compuesto por dos flujos principales en n8n:

Flujo 1 – Equipo de digitalización​

  • Detecta imágenes nuevas en una carpeta local (simulando un escáner).
  • Sube automáticamente esas imágenes a una carpeta específica de Dropbox.
  • Este flujo se ejecutará en el equipo que disponga del escáner (facilitado en clase durante la presentación final).
  • Hasta entonces, se pueden usar imágenes de prueba en una carpeta local.

Flujo 2 – Equipo de procesamiento​

  • Revisa periódicamente la carpeta compartida en Dropbox.
  • Cuando detecta nuevas imágenes:
    1. Descarga el archivo.
    2. Envía la imagen a la API de OCR.Space.
    3. Procesa el JSON resultante con los datos extraídos.
    4. Genera un documento PDF con los datos usando PDFMonkey.
    5. Inserta los datos en una tabla PostgreSQL.
    6. Envía un correo electrónico al responsable (usando SMTP de Gmail) con el PDF adjunto o enlace al mismo.

4. Requisitos técnicos mínimos​

  • Todos los flujos deberán ejecutarse en n8n.
  • El almacenamiento intermedio se realizará con Dropbox.
  • El reconocimiento de texto se hará mediante la API de OCR.Space.
  • El PDF se generará con PDFMonkey.
  • El correo se enviará con SMTP de Gmail (autenticación obligatoria).
  • El proyecto debe estar documentado en un repositorio de GitHub.

5. Requisitos funcionales​

Cada flujo deberá demostrar:

  • Automatización completa del ciclo de trabajo.
  • Correcto envío y recepción de archivos entre los dos equipos.
  • Funcionamiento coordinado entre los nodos de Dropbox, OCR, PDF, PostgreSQL y SMTP.
  • Creación de un PDF personalizado con datos reales del documento procesado.
  • Inserción del resultado en una tabla PostgreSQL.
  • Envío automático de notificación por correo electrónico.

6. Defensa del proyecto

La defensa del proyecto se realizará de forma presencial.
Consta de dos partes: Explicación y Demostración práctica en tiempo real, seguidas de un turno breve de preguntas.

Duración total: 8 minutos de exposición + turno preguntas.

6.1. Explicación​

La explicación deberá ser clara, breve y apoyada en un máximo de 3-4 diapositivas.

Contenidos obligatorios:​

1. Qué problema resuelve el proyecto​

  • Descripción del problema real que aborda la digitalización aplicada.
  • Por qué es útil automatizar este proceso.

2. Objetivo de la digitalización realizada​

  • Para qué sirve digitalizar el documento.
  • Qué valor aporta el OCR y el procesado automático.
  • Cómo se integra con el flujo general.

3. Mapa general del flujo​

La diapositiva debe incluir:

  • Esquema visual del recorrido completo de la imagen.
  • Procesos implicados:
    Escáner → Carpeta local → Dropbox → OCR → Procesado JSON → PDFMonkey → PostgreSQL → SMTP
  • Indicar qué decisiones toma el sistema en cada etapa.
  • Mostrar el flujo simplificado de n8n (captura o dibujo).

6.2. Demostración práctica​

Tras la explicación, se realiza una demostración completa del sistema funcionando.

La demostración deberá incluir:​

Escanear un documento​

  • Colocar una imagen en la carpeta local que actúa como escáner.
  • Mostrar cómo n8n detecta el archivo.

Mostrar la carpeta de Dropbox​

  • Enseñar que el documento se ha subido correctamente.
  • Verificar que el flujo 1 ha terminado.

Mostrar el PDF generado​

  • Abrir el PDF directamente desde la web de PDFMonkey.
  • Verificar que contiene los datos extraídos.

Mostrar inserción en PostgreSQL​

  • Abrir la tabla y mostrar el nuevo registro insertado.

Mostrar la bandeja de entrada de correo**​

  • Enseñar el correo recibido con el PDF o enlace adjunto.

La demostración debe mostrar la trazabilidad completa:
desde el escaneo → hasta el correo final enviado.

Defensa​

Las defensas de los proyectos tendrán lugar el día 28 de noviembre, en horario de 15:30 a 18:30. La hora de cada grupo se pondrá aquí una vez establecidos los grupos finales.

PROYECTOINICIOFINGRUPO
Proyecto 115:4015:50Kevin - Eva
Proyecto 215:5516:05Caua - Eros
Proyecto 316:1016:20Miguel D
Proyecto 416:2516:35Oscar - Teodoro
Proyecto 516:4016:50Iker
Proyecto 616:5517:05Mathías J - Miguel M
Proyecto 717:1017:20Alejandro - Daniel B.
Proyecto 817:4017:50Samuel - Juan Carlos
Proyecto 917:5518:05Diego M - David E
Proyecto 1018:1018:20David L
Proyecto 1118:2518:35Joshimar
Proyecto 1218:4018:50Diego C.
Proyecto 1318:5519:05Daniel S.